Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Najpierw trzeba uporządkować tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Odmiennego podejścia wymaga rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego kopiowanie gotowego schematu może utrudnić późniejszą logistykę. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć znacznie ważniejsze jest określenie, kto rzeczywiście pojawi się na wydarzeniu. Jeśli znaczną część gości stanowią całe rodziny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć konkursy angażujące większe grupy. Nie chodzi więc o zebraniu maksymalnej liczby atrakcji, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć przewidywaną liczbę uczestników, organizację transportu oraz stopień formalności. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, kolejne elementy trzeba przebudowywać zamiast konsekwentnie realizować plan.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także dostępu do energii. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Nie mniej istotne pozostaje oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Funkcjonalny układ pikniku powinien łączyć przestrzeń dla uczestników i zaplecze niewidoczne dla gości. Niektóre elementy wymagają odpowiedniej powierzchni, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a później analizuje dostępnych wykonawców. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do najniższej ceny. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy sprzątanie. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego dobrze zdefiniować sposób akceptowania zmian.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Piknik na świeżym powietrzu wymaga uwzględnienia czynników niezależnych od organizatora. Dlatego plan awaryjny nie jest elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Dobrze wcześniej określić, co stanie się z programem przy silnym wietrze, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto opóźnienie dostawy. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Pomaga w tym posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, realistyczny harmonogram i odpowiednie zaplecze. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+